Konferensanläggningar – Hitta rätt Konferensanläggning

Sverige är på många sätt ett fantastiskt land, inte minst sett ur konferenssynpunkt. Vi kanske inte tänker på det särskilt ofta, men Sverige har ett i många stycken ovanligt konferensvänligt klimat. Antalet konferensanläggningar är väldigt stort i vårt land. I en jämförelse med övriga länder inom EU så ligger faktiskt vi i Sverige skyhögt över genomsnittet sett till invånarantalet. Detta betyder i sin tur att du som har tänkt boka konferens har hur många alternativ som helst att välja mellan vad gäller utbudet av hotell och anläggningar för konferens.

En snabb sökning på internet ger vid handen att det faktiskt förhåller sig på det sättet. Om du googlar det typiskt svenska ordet konferensanläggning så får du 93 900 träffar. Det finns i princip en konferensanläggning bakom var och varannan buske i vårt land.

Det finns konferensanläggningar för varje form av möte, stort eller litet.. Är ni bara en handfull personer som ska mötas så kanske ni inte behöver leta efter den allra största anläggningen. Då är det mer praktiskt och dessutom betydligt mer fördelaktigt rent ekonomiskt att istället sikta in sig på en konferensanläggning i den något mindre storleksklassen. En sådan konferensanläggning kan dessutom vara både gemytligare och mer personlig än de storleksmässigt större konkurrenterna i branschen.

Om ni däremot är ett större gäng med glada individer som ska konferensa tillsammans så finns det ingenting att fundera över. I sådana fall bör ni absolut boka ett hotell eller konferensanläggning som är mer anpassad för det behov av utrymmen som ni kan tänkas ha. Det finns ett stort antal sådana anläggningar som ni kan ha i åtanke.

Konferensmiddag

En mycket viktig sak att tänka på när man ska boka konferens är den mat som serveras på hotellet eller konferensanläggningen ifråga. Maten som serveras under en konferens är de facto en av de allra viktigaste komponenterna för många deltagare, som många dessutom ser fram emot med stor tillförsikt. Påkostade frukostbufféer, sagolika trerätters-middagar och läckert dukade lunchbord är något som rankas väldigt högt av de allra flesta som någon gång har deltagit i en konferens av något slag.

Här finns det många aspekter att ta ställning till för dig som ska boka konferens. Du bör i förväg ta reda på om det finns några speciella önskemål vad gäller maten bland dina deltagare. Om det finns deltagare som eventuellt bekänner sig till en annan religion eller är aktiva veganer så finns det säkerligen önskemål om en meny som är anpassad för dessa spörsmål, kanske alternativ som är fria från fläskkött eller strikt vegetariska menyer. Det kan även finnas gluten-, laktos- eller andra födoämnesallergiker i ert sällskap. Även detta ställer krav på dig som arrangör av konferensen. Det bör alltså finnas menyer som passar för alla medlemmar i sällskapet.

Om bara maten på konferensanläggningen fungerar tillfredsställande för alla deltagare, om var och en får sina önskemål och förväntningar uppfyllda och tillgodosedda, så kan du räkna med att få ett i högsta grad positivt resultat av konferensen. Vägen till varje framgångsrikt beslut går alltid via en god måltid vid vackert dukade bord.

Utrymmen för konferens

När du väl har förvissat dig om att alla viktiga frågor kring maten är avklarade på ett för alla parter positivt sätt så infinner sig nästa stora och betydelsefulla fråga. Vad har ni för behov av utrymmen för själva konferensen och hur ska dessa rum vara möblerade?

Hur många och hur stora utrymmen ni behöver för just er konferens är givetvis helt beroende på hur många ni är i sällskapet och om ni utöver själva föreläsningssalen är i behov av ytterligare sidosalar för grupparbeten och enskilda samtal. Detta bör du också ha funderat igenom innan du bokar din konferens.

Hur konferensrummen ska vara möblerade är egentligen en ren pedagogisk fråga. Många, både föreläsare och ”vanliga” deltagare, tycker att hästskoformen, där alla kan se varandras ansikten, är att föredra eftersom detta känns mer personligt än exempelvis klassrumsformen, där man riskerar att sitta och titta varandra i nacken. En annan variant av möblering är att skapa ett flertal mindre ”öar” i rummet där ni kan skapa den mer personliga gruppkänslan på ett mer delaktigt sätt. Vid riktigt stora konferenser är det nog mer eller mindre ofrånkomligt att den stora föreläsningssalen är den absolut bästa lösningen.

Frågan om möblering av konferensrummen är måhända av sådan art att ni skulle kunna lösa den på plats i samband med uppstarten av själva konferensen. Men när det gäller de tekniska hjälpmedel som kan tänkas behövas under föreläsningarna bör ni ha dessa behov klara för er redan innan konferensen. Datakanon, projektor, TV, surroundhögtalare eller andra nödvändiga hjälpmedel brukar finnas hos de flesta konferensanläggningar, men ett tips är att ni förvissar er om detta innan ni bokar konferensen.

En annan detalj som är minst lika viktig är att frukt, choklad samt varma och kalla drycker finns tillgängliga i de konferensutrymmen som ni bokar. Ingenting sänker kreativiteten lika effektivt hos en konferensdeltagare som just sjunkande blodsockerhalt. Tröttheten och orkeslösheten kommer som ett brev på posten. Då är en banan eller en chokladbit en snabb hjälp att ta till om det skulle knipa.

När det gäller boendefrågan så bör du ta med även denna i valet av anläggning för din nästa konferens. Ska ni bara mötas under en dag så är detta med övernattning inget problem. Om konferensen däremot ska pågå under två eller flera dagar så är boendet en fråga som behöver prioriteras ganska radikalt.

Här finns det många olika alternativ att välja mellan. Du kan välja att boka din konferens på ett hotell där allt finns under ett och samma tak; det vill säga kost, logi och konferens. Ett annat alternativ är en dagkonferensanläggning med boendet förlagt till ett närliggande hotell.

Konferensanläggningens läge

När man ska till att köpa hus brukar de flesta mäklare framhålla att det är tre aspekter som i första hand bestämmer värdet på huset: Läget, läget och läget. Dessa tre värdemätare är också av största betydelse för en konferensanläggning och dess verksamhet.

Hur konferensens upplägg och utformning ska se ut bestäms alltså i hög grad av var någonstans i landet som hotellet eller konferensanläggningen är belägen. En bra tumregel för valet av konferensanläggning är att det ska vara lätt att ta sig både dit och därifrån. Kommunikationerna bör med andra ord vara fungerande på ett för alla parter tillfredsställande sätt.

Tittar man på kartan så ser man att fungerande kommunikationer av olika slag och konferensanläggningar ofta går hand i hand med varandra. Aktörerna på konferensområdet har för länge sedan förstått att det är livsviktigt med närhet till flyg, tåg och andra kommunikationsmedel. Därför finns det av naturliga skäl en större koncentration av konferensanläggningar i närheten av våra internationella storflygplatser och i kommunikations- och befolkningstäta områden som Öresundsregionen och våra tre storstadsområden.

Konferens i Dalarna

Men om man inte tilltalas av att boka konferensen i en storstad så finns det ändå hur många andra alternativ som helst att tillgå. Dalarna är ett i många stycken typiskt område som fungerar bra i konferenssammanhang. Här finns ett flertal olika konferensanläggningar som både har närhet till Dalafjällen med alpina skidanläggningar, stadsbebyggelse och vackert orörd natur. Dessutom ligger inte Dalarna på alltför stort avstånd från vare sig Stockholm eller Göteborg, så kommunikationerna kan man inte heller klaga på.

Konferens på Öland och Gotland

Semesterparadisen Gotland och Öland är andra områden där konferensanläggningar av olika storlek och inriktning har vuxit upp som svampar ur jorden. På båda öarna har satsningen på konferensmöjligheter i första hand möjliggjort en framgångsrik förlängning av sommarens relativt korta turistsäsong. På Gotland finns i vissa fall även möjligheten att boka konferensen i en vikingatida miljö med såväl tidsenlig klädsel som vilda och överdådiga gästabud samt föreläsningar på ämnet vikingar som inramning av konferensen.

Konferens i fjällen

Väljer du att boka konferensen längre norrut så finns det ett flertal anläggningar i de svenska fjällen att tillgå. Tack vare strategiskt belägna flygplatser på skilda orter i övre Norrlands inland kan man faktiskt nå även så avlägset belägna konferensorter som Abisko och Riksgränsen från exempelvis Stockholm på tre eller fyra timmar. Sanningen att Sverige är ett fantastiskt land bevisas alltså även därigenom att långa avstånd kan överbryggas av toppmoderna kommunikationer.

Konferensaktiviteter

En konferens består inte bara av föredrag, möten och diskussioner. Sammankomsterna ger också möjlighet till att möta kollegor och diskutera med dem vid sidan av den schemalagda delen. En viktig beståndsdel i en lyckad konferens är också de aktiviteter man kan sysselsätta sig med när arbetsdagen är till ända. Varje enskild konferensanläggning har sitt eget utbud av aktiviteter som deltagarna i en pågående konferens kan ägna sig åt. Är anläggningen ifråga belägen i skärgården så brukar aktiviteter som segling, fiske och bad ofta stå på programmet. Andra konferensanläggningar kan locka med golf, vin- och whiskyprovning eller bara stillhet i tysta rum. Om anläggningen är belägen i fjällvärlden kan ridning på islandshästar, kortare utflykter till fots i fjällen eller forsränning finnas med i utbudet av konferensaktiviteter.

Lycka till med din nästa konferens!